Skartace
From Wikipedia, the free encyclopedia
Skartace (z italského scarto, vyřazení, též zmetek) označuje odstranění nepotřebných dokumentů ze spisovny nebo z jednotlivých registratur původce ve smyslu jejich vyřazení. Vyřazené dokumenty mohou být určeny ke zničení (tato skupina se nazývá skart, vlastní fyzické zničení se neprovádí v rámci skartace), nebo k dlouhodobému uložení v archivu.
Skartaci upravuje stát (v Česku ji v současné době upravuje zákon o archivnictví a spisové službě z roku 2004 a na něho navazující vyhlášky – zde je celá skartace vymezena výrazem skartační řízení a jeho specifikací). Jednotlivé úřady, firmy a společnosti (tedy původci) se starají o řádnou skartaci v rámci spisové služby, někteří mají povinnost vydávat skartační řády upravující náležitosti skartačního řízení u nich. Na správný průběh skartačního řízení (a spisové služby vůbec) dohlížejí archivy.
Původce vyznačuje na dokumenty (spisy) skartační lhůtu, tedy dobu, po kterou má uzavřený spis u původce zůstat, než bude zařazen do skartačního řízení, a skartační znak, který předjímá, co se spisem ve skartačním řízení stane. K vyznačení skartačního znaku se používají písmena A (archiv), S (skart nebo stoupa) nebo V (výběr), za která se napíše číslice, udávající počet roku skartační lhůty. Skartační lhůta začíná běžet 1. lednem následujícího roku po vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu. Například značka S3 znamená dát do skartu (stoupy) za tři roky, A5 znamená předat do archivu k trvalému uložení za pět let a značka V3 znamená po třech letech rozhodnout, zda dát do skartu nebo do archivu.